Privacyverklaring IJsbaan Haarlem
IJsbaan Haarlem
IJsbaanlaan 2
2024 AV Haarlem
De IJsbaan Haarlem is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Jouw persoonsgegevens zullen wij in overeenstemming met de geldende wetgeving beschermen en gebruiken. De IJsbaan Haarlem gaat respectvol om met jouw persoonsgegevens. Hiertoe is onderstaand privacyverklaring opgesteld.
Hieronder lees je welke gegevens wij in onze digitale en analoge systemen bewaren en voor welk doel deze gegevens bewaard en gebruikt worden, alsmede welke maatregelen wij hebben genomen om jouw privacy te beschermen.
Rob Kleefman is de Functionaris Gegevensbescherming van de IJsbaan Haarlem. Je kunt hem bereiken via: info@ijsbaanhaarlem.nl
E-mail nieuwsbrief
De IJsbaan Haarlem verstuurt circa vier keer per jaar een e-mailnieuwsbrief met informatie over de IJsbaan Haarlem, schaatslessen, evenementen, wedstrijden, etc. Hiervoor maakt de IJsbaan Haarlem gebruik van MailChimp. Om de nieuwsbrief van de IJsbaan te kunnen toesturen, bewaren wij in MailChimp e-mailadressen. De IJsbaan Haarlem stelt deze gegevens (i.e. e-mailadressen) niet aan anderen ter beschikking. Via een dubbele verificatie bij het inloggen hebben wij de toegang tot de gegevens in MailChimp beveiligd. De IJsbaan Haarlem heeft met MailChimp een verwerkersovereenkomst gesloten in het kader van de wet GDPR/AVG.
Als je de nieuwsbrief toegestuurd krijgt, kun je je als abonnee voor de nieuwsbrief eenvoudig afmelden. In de footer van de verzonden nieuwsbrieven vind je de knop ‘Afmelden’. Door op “Afmelden” te klikken en vervolgens met een klik de afmelding te bevestigen, ben je direct uitgeschreven en kunnen wij je geen nieuwsbrieven meer toezenden.
Wil je dat jouw e-mailadres ook uit de lijst met ‘unsubscribed adressen’ (afgemelde adressen) wordt verwijderd, ook al kunnen wij je geen e-mailnieuwsbrieven meer toesturen, stuur dan een mailtje naar Michiel Kersten, m.kersten@ijsbaanhaarlem.nl met het verzoek om jouw naam te verwijderen uit de database in MailChimp. Binnen tien werkdagen verwijderen wij dan jouw e-mailadres.
Aanmelden (abonneren) voor de Nieuwsbrief verloopt via een zogeheten ‘dubbele opt in’. Dit betekent dat er altijd een e-mail wordt verstuurd, waarin je jouw aanmelding moet bevestigen.
‘Toevallige’ (niet geautomatiseerd en/of systematisch verzamelde) gegevens
Indien je per mail contact opneemt met de IJsbaan Haarlem worden persoonlijke gegevens (zoals emailadres) in de e-mailcorrespondentie bewaard in de e-mailclient van de IJsbaan (Outlook). Dit programma maakt deel uit van het afgeschermde en tegen ongeoorloofd gebruik beschermde interne computernetwerk van de IJsbaan. Toegang tot het netwerk kan alleen verkregen worden met personaliseerde wachtwoorden en gebruikersnamen.
In de genoemde e-mailclient (outlook) bevinden zich ook de gegevens die gebruikers (natuurlijke en rechtspersonen) van de ijsbaan aan de IJsbaan Haarlem kenbaar hebben gemaakt in het kader van het gebruik van de ijsbaan voor activiteiten (schaatsen en ijssport). Deze gegevens dienen om de gebruikers, zoals bijvoorbeeld sporters, scholen, ijsclubs, verenigingen, bedrijven, enzovoorts, onder meer om informatie te verstrekken over de ijsbaan, het bevestigen van afspraken of om facturen voor geleverde diensten te toesturen en rekeningen te kunnen betalen.
In de administratie van de IJsbaan Haarlem worden in digitale en/of in papieren vorm persoonsgegevens bewaard die betrekking hebben op offertes, afspraken, facturen, leveranties, garantie-overeenkomsten en overige correspondentie met leveranciers of afnemers van goederen of diensten. Deze gegevens worden in overeenstemming met wettelijke bepalingen bewaard en zijn niet toegankelijk voor derden, met uitzondering van de accountant (BDO) in het kader van de financiële administratie wanneer het documenten met financiële consequenties betreft.
Kassa- en toegangssystemen van de IJsbaan
In verband met de verkoop van toegangsbewijzen en de registratie van bezoekersstromen, als mede de autorisatie van bezoekersstromen tot de IJsbaan Haarlem worden in de software van het kassasysteem en de poortcontrole persoonsgegevens opgeslagen. Het betreft hier de gegevens van gebruikers van de IJsbaan Haarlem die bij de kassa of via online kanalen een tienrittenkaart of een abonnement hebben aangeschaft. Daarnaast betreft het persoonsgegevens van schaatsers die lid zijn van een schaats- of ijsvereniging en/of de KNSB en op specifieke uren voor de georganiseerde schaatssport beschikbare uren trainen en op die uren toegang hebben tot de IJsbaan Haarlem.
Het systeem (kassa en toegangssystemen) bestaande uit software en databases voor de kassa en de toegangssystemen, wordt geleverd door Recreatex-Gantner. De IJsbaan Haarlem heeft als verantwoordelijke voor de persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst gesloten met Recreatex-Gantner. De persoonsgegevens die in het kader van de entreebewijzen (abonnementen en tienrittenkaarten) en de toegangscontrole, alsmede de registratie van bezoekersstromen worden verwerkt, kunnen zijn: voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht en geboortedatum (in verband met leeftijdsgebonden prijsdiscriminatie en -differentiatie).
De IJsbaan Haarlem geeft derden geen toegang tot de systemen waarin deze gegevens zijn vastgelegd en deelt de gegevens ook niet met andere partijen, dan de eerder genoemde verwerker: Recreatex-Gantner, de leverancier van de kassa- en toegangssystemen, met uitzondering van het accountantskantoor van de ijsbaan (BDO). Toegang tot de gegevens is beveiligd met inlognamen en gepersonaliseerde wachtwoorden en een zogeheten ’toegangstoken’. Op het niet-delen van persoonsgegevens bestaat een uitzondering: namelijk wanneer er wettelijke en/of juridische (gerechtelijke) legitieme verzoeken van daartoe gemachtigde partijen bij de IJsbaan Haarlem ingediend worden om toegang te krijgen tot gegevens die in de kassa- en toegangssystemen zijn opgeslagen.
Via het systeem geleverd door Recreatex-Gantner kan de ijsbaan ook een mailing versturen naar afnemers die een tienrittenkaart of abonnement hebben aangeschaft bij de ijsbaan (bij de kassa of online). Afmelden voor deze mailing kan door een mail te zenden naar: communicatie@ijsbaanhaarlem.nl. De gegevens van de betreffende klant worden dan geanonimiseerd. De IJsbaan Haarlem maakt geen actief gebruik van deze optie.
Inzage in jouw gegevens en verwijdering van persoonsgegevens
De bezoeker/gebruiker van de IJsbaan Haarlem kan altijd een verzoek indienen om inzage van de gegevens die van hem/haar bewaard worden. Verwijdering uit de gegevens kan – indien dit niet beperkt wordt door wettelijke bepalingen – door een verzoek hiertoe te richten aan: info@ijsbaanhaarlem.nl
Ongeoorloofd gebruik en beveiligingsincidenten
Indien er sprake is geweest van ongeoorloofd gebruik door derden (door bijvoorbeeld een datalek of andere beveiligingsincidenten), dan zullen wij deze gebeurtenissen registeren en publiceren op de website (pagina Nieuws en/of nieuwsbrief) en welke maatregelen genomen zijn om dit te herstellen en in de toekomst te voorkomen bij de IJsbaan Haarlem of de verwerkers/bewerkers van de gegevens.
Vragen over privacybeleid
Mocht je vragen, opmerkingen of klachten hebben over het privacybeleid of deze privacyverklaring, dan kun je contact opnemen met de IJsbaan Haarlem: 023 525 4000 of een mail sturen naar info@ijsbaanhaarlem.nl. Vragen over het privacybeleid kun je richten aan Rob Kleefman, directeur of Michiel Kersten, adviseur marketing & communicatie.
Wijzigingen van de privacyverklaringbewaar
De IJsbaan Haarlem behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De laatste op de website gepubliceerde privacyverklaring is geldig. Zie voor de actuele, geldende versie de aantekening hieronder.
Dit is de privacyverklaring van de IJsbaan Haarlem, versie 2.7 geldig per 4 april 2024